信書発送を代行できる会社はある？郵便法対応とコストを両立する方法

見積書や契約書、請求書など、日々の業務で欠かせない「信書」。企業にとって重要な文書である一方、郵便法に基づく厳格な取り扱いルールがあり、誤った方法で送付すると法令違反となる可能性があります。

一方で、社内での印刷・封入・発送作業は手間もコストもかかるため、業務効率化を目的に「信書発送を代行できる会社を利用したい」と考える企業が増えています。

しかし、「信書を代行業者に任せても大丈夫なのか？」「郵便法に違反しないのか？」という不安を感じる方も多いのではないでしょうか。本記事では、信書発送を安全に代行できる仕組みや、郵便法対応とコスト削減を両立する方法について解説します。

郵便法における「信書」とは？

信書の定義

「信書」とは、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、事実を通知する文書を指します。 総務省や日本郵便の定義では、以下のような文書が該当します。

・見積書、請求書、納品書
・契約書、申込書、受領書
・成績通知書、領収書、督促状　など

これらは、宅配便やメール便では送れず、郵便法上「信書便事業者」または日本郵便のみが送付可能とされています。つまり、「信書を代行してくれる会社」を選ぶ際は、この法律を遵守しているかどうかが最重要ポイントになります。

信書発送を代行できる会社はどんな会社？

郵便法に対応した「信書便事業者」または郵便取次会社を選ぶ

「信書発送代行サービス」として、企業の文書をまとめて印刷・封入・発送まで代行する会社はいくつか存在します。ただし、誰でも信書を発送代行できるわけではありません。信書を合法的に発送できるのは、次のいずれかの事業者です。

①日本郵便株式会社
唯一、すべての信書を取り扱える「一般信書便事業者」。

②特定信書便事業者（民間企業）
総務省の許可を得て、特定の条件下で信書を送付できる会社（例：特定地域限定便、法人限定など）。

③郵便取次事業者（発送代行会社）
自社が直接配達するのではなく、顧客の信書を日本郵便経由で送ることを代行する仕組みを持つ会社。この形態であれば、郵便法に違反せずに代行発送が可能です。

多くの企業が利用しているのは、この③の「郵便取次型」の代行サービスです。つまり、印刷・封入・宛名印字・郵便局への差出までを一括で代行し、最終的な配達は日本郵便が担うという流れです。

信書発送代行を活用するメリット

1. 業務負担と人件費を大幅に削減

経理や管理部門では、毎月の請求書や案内状など、数百〜数千通の発送業務が発生します。これらを社内で対応すると、印刷・封入・宛名チェック・郵送準備に相当な時間がかかります。

代行サービスを利用すれば、データを送るだけで印刷から発送まで完結。これにより、人的コストを削減でき、ミスの防止にもつながります。

2. 郵便料金の割引でコストダウン

郵便取次型の代行会社では、大量発送を前提に日本郵便と契約しているため、通常よりも割安な郵便料金が適用されるケースが多くあります。社内発送よりも1通あたりのコストを下げられる可能性が高いのです。

3. セキュリティと法令遵守の安心感

信書発送には個人情報が含まれるため、セキュリティ管理も重要です。代行会社によっては、入退室管理やデータ暗号化、印刷工程の監視体制を整えており、情報漏えいリスクを最小限に抑えています。

また、郵便法や個人情報保護法への対応が明示されている会社を選ぶことで、社内のコンプライアンス面でも安心です。

郵便法対応で代行会社を選ぶときのチェックポイント

① 郵便取次業務の実績があるか

郵便局への一括差出を行う仕組みを正式に持っているかどうかは重要です。「郵便取次サービス」や「特定信書便事業の許可番号」が明示されている会社を選びましょう。

② 発送データの受け渡し方法が安全か

信書には個人情報が含まれることが多いため、データ送信のセキュリティ体制（SSL通信、アクセス制限、暗号化など）も確認が必要です。

③ 少量でも対応可能か

企業によっては月数十通程度の発送しかない場合もあります。少量対応プランや月額固定費なしで使えるサービスがあるかをチェックしましょう。

④ 印刷・封入のカスタマイズ対応

「A4三つ折り封入」「返信用封筒の同梱」など、細かなニーズに対応できる代行会社なら、 社内での作業をほぼゼロにできます。定期発送だけでなく、キャンペーンDMなどの用途にも活用可能です。

コストと安心を両立するには「発送のデジタル化」がカギ

郵便法に対応しながら経費削減を実現するには、単に外注するだけでなく、発送プロセスをデジタル化することが重要です。近年では、クラウド上で宛名データをアップロードし、ワンクリックで信書を代行発送できるシステムも登場しています。これにより、印刷データの作成から発送履歴の管理までをオンラインで完結でき、ペーパーレス化・属人化の解消・コスト最適化を同時に達成できます。

さらに、郵便局の発送ステータスを自動で可視化するサービスもあり、「いつ、誰に、どの文書を送ったか」を管理画面で追跡できる点も安心です。

まとめ：信書発送代行は「法令遵守 × コスト削減」の新しい選択肢

信書の発送は、郵便法により厳しく制限されていますが、郵便取次型の代行サービスを利用すれば、安全かつ効率的に発送業務をアウトソースできます。印刷・封入・発送という煩雑なプロセスを一元化することで、経理や管理部門の負担を大幅に減らし、郵送コストの最適化も実現可能です。

重要なのは、「郵便法に準拠した仕組みを持つ会社」を選ぶこと。中でも、日本郵便との大口包括契約を結ぶ「特約ゆうメール」を取り扱う会社なら、格安料金で発送が可能となります。原則ゆうメールは信書を送ることができませんが、ちょっとした表現を変更するだけで、「添え状・送り状」として発送が可能になるケースもあります。

※詳細は下記コラムでもご説明しておりますので、ぜひご一読ください。

法令遵守とコスト削減を両立する発送体制を整えることで、これまで当たり前だった社内作業を、より効率的で安全な仕組みに変えられるはずです。この機会に、より安心で賢い発送の仕組みづくりを検討してみてはいかがでしょうか。