郵送コストを抑えるためには、まず紙でのやり取りを減らすことが重要です。請求書や通知などは電子化し、メールやSMSを活用することで効率化できます。また、信書の発送は対応できる業者が限られているため、判断に迷う場合や確実に対応したい場合は、専門業者へ依頼することをおすすめします。そこで本記事では、信書発送のコストを今すぐ見直すためのポイントを紹介します。
郵送コストを減らすためにできること
郵送は便利な手段ですが、どうしても費用がかさみやすい方法です。請求書やお知らせを紙で送る場合、印刷のためのインクや用紙代がかかり、さらに封筒や切手といった費用も積み重なります。これらは毎月のように発生するため、長期的に見ると大きなコストとなってしまいます。
そこで有効なのが、郵送を前提とせず電子化を進めることです。請求書や各種通知をメールやSMSで送るようにすれば、印刷や郵送にかかる手間と費用を大幅に削減できます。
電子化はコスト削減だけでなく、送付のスピードも上がるため、相手に早く確実に届けられる点でもメリットがあります。
信書とはなにか
私たちが普段使う郵便物の中には「信書」と呼ばれるものがあります。信書は法律で定められた特別な文書で、扱い方にも注意が必要です。そのため、誤って取り扱うと法令違反になることもあるので、まずは信書の意味を正しく理解しておきましょう。信書の定義と特徴
信書とは、郵便法や信書便法で「特定の受取人に対して、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」と定められています。ここでいう「特定の受取人」とは、差出人が内容を伝えたい相手として指定した人物のことです。
差出人の意思や事実を伝えるための文書であり、文字や記号など、人が認識できる形で記された紙媒体であることが条件です。そのため、CDやDVDのように直接内容を読み取れないものは「信書」には含まれません。
信書にあたる主な文書
信書に分類される書類には、手紙や請求書、結婚式やイベントの招待状があります。また、免許証や認定証といった各種証明書、印鑑証明書や納税証明書なども該当します。さらに、宛名入りのダイレクトメールも信書にあたります。重要なのは、文書自体に受取人が明記されている点です。送り先が特定され、差出人の意思や事実を伝える内容を持つものは、信書と考える必要があります。
信書を送るときに知っておきたいこと
以前は信書を送れるのは日本郵便だけでしたが、平成15年4月の信書便法改正により、条件を満たした民間企業でも取り扱いが可能になりました。今では複数の業者がサービスを提供しているため、内容や目的に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。ここでは代表的なサービスを紹介します。
日本郵便を利用する場合
信書を送る際にもっとも一般的なのは日本郵便です。基本となるのは「定形郵便」で、一般的に「普通郵便」と呼ばれるものです。定形サイズを超えると「定形外郵便」となります。また、専用封筒を使う「レターパックライト」や「スマートレター」などのサービスもあり、用途に応じて選べます。幅広い方法が用意されている点が大きな特徴です。
佐川急便を利用する場合
佐川急便でも信書の発送が可能です。航空便を利用しているため、北海道から沖縄までの長距離でも翌日配達ができるスピード感があります。サービスエリアは全国をカバーしていますが、離島は対象外となるため注意が必要です。迅速に届けたい場合に便利な選択肢といえるでしょう。
西濃運輸を利用する場合
西濃運輸には「カンガルー信書便」という専用サービスがあります。定期的に決まった相手へ送るケースを対象とした仕組みで、主に法人向けに利用されています。サービス範囲は営業所ごとに異なるため、事前に確認する必要があります。また、1ヵ月あたり15日程度の取引と半年以上の継続利用が条件で、申し込みも必要ですので、利用を検討する際は注意しましょう。
信書発送は専門業者に任せるのが安心
信書を送る際には、どの文書が信書にあたるのか判断に迷うことが少なくありません。特に表現の仕方によっては信書に該当するかどうかが変わることもあり、自社だけで判断するのはリスクがあります。そのため、内容の確認から発送までをトータルでサポートしてくれる発送代行会社に依頼するのがおすすめです。
発送代行会社は多くの発送業務を手がけているため、信書に関する知識も豊富で、適切なアドバイスを受けられるのが強みです。専門業者に任せることで、法令違反の不安を減らし、安心して業務に集中することができます。
